Empörung über Mahngebühren - Offener Brief
Liebe Bürgerinnen und Bürger,
Was ist passiert?
wie bekannt ist ein Vorauszahlungsbescheid in Bezug auf die Wasserversorgungseinrichtungen vom 26.8.2024 ergangen. Darin sind zwei Raten aufgeführt mit Zahlungziel zum 29.09.2024 und 29.09.2025 aufgeführt.
Noch in 2024 erhielten Bürgerinnen und Bürger noch eine "Erste Erinnerung" für die erste Rate am 18.10.2024 (nach 19 Tagen) und dies ohne Gebühren.
Jetzt erhielten die Bürgerinnen und Bürger keine Zahlungserinnerungen mehr, sondern sofort eine Mahnung mit Säumniszuschlag und Mahngebühren.
Laut Auskunft einer Bürgerin, die mit der Verwaltung in Kontakt stand, sind rund 300 Bürgerinnen und Bürger aus Ilmmünster betroffen.
Den Verantwortlichen für den Mahnprozess hätte auffallen müssen, dass hier etwas nicht stimmt.
Die Bürgerinnen und Bürger hatten wohl geglaubt, für die 2. Rate wieder eine Rechnung oder Erinnerung zu erhalten.
Was erwarten die Bürgerinnen und Bürger?
Die säumigen Zahler können sicher nicht als Zahlungsverweigerer angesehen werden!
Die Bürgerinnen und Bürger sind empört und erwarten eine Entschuldigung.
Gezahlte oder rückständige Mahngebühren und Säumniszuschläge sollten seitens der Gemeinde global storniert sowie rückerstattet werden.
Ich setze mich für Sie ein!
Ich teile die Empörung und setze mich als Gemeinderatsmitglied dafür ein, dass bereits erhobene und meiner Meinung nach ungerechtfertigten und unangemessene Mahngebühren und Säumniszuschläge für Fälle, in denen eine Zahlungserinnerung satzungsgemäß möglich gewesen wäre, überprüft und gegebenenfalls erstattet werden, da die Bürgerinnen und Bürger meiner Meinung nach einen Vertrauensschutz in Bezug auf die jahrzehntelange Verwaltungspraxis der Zahlungserinnerung erwarten dürfen.
Vor diesem Hintergrund habe ich einen offenen Brief verfasst, der Möglichkeiten aufzeigt.
Offener Brief zu Mahngebühren und Zahlungserinnerungen in Ilmmünster
Ilmmünster, den 24.10.2025
Sehr geehrter Herr Bürgermeister,
werte Gemeinderätinnen und Gemeinderäte,
liebe Bürgerinnen und Bürger,
das Thema mit den Mahngebühren schlägt hohe Wellen. Vor diesem Hintergrund wurde dieser offene Brief an Sie alle verfasst. Der offene Brief besteht aus einer allgemeinen Zusammenfassung und einem ausführlichen Teil, der auch einen Beschlussvorschlag für die kommende Gemeinderatssitzung am 4. November enthält.
A) Zusammenfassung
Viele Bürgerinnen und Bürger haben im Zuge der zweiten Vorauszahlungsrate für den Hochbehälterbau Mahnungen mit einem Säumniszuschlag und zusätzlichen Mahngebühren erhalten. Über 300 Haushalte waren laut Auskunft einer Bürgerin, die mit der Verwaltung in Kontakt stand, betroffen.
Die Verwaltung begründet dies mit einer Rüge der staatlichen Rechnungsprüfungsstelle, nach der freiwillige Zahlungserinnerungen haushaltswidrig seien. Zugleich wurde der bisherige, über Jahrzehnte praktizierte Bürgerservice der Zahlungserinnerung zum 1. Januar 2025 eingestellt. Eine Information hierüber war in den VG-Mitteilungen zu finden. Ein gesondertes offizielles Informationsschreiben an die Bürgerinnen und Bürger wurde nicht verfasst.
Viele Bürger wurden somit davon überrascht.
Die kostenfreie Zahlungserinnerung ist nicht nur Ausdruck von jahrzehntelang gepflegter Bürgernähe, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll: Sie reduziert Mahn- und Vollstreckungsverfahren und stärkt das Vertrauen in die Verwaltung.
Nach der aktuell gültigen Kostensatzung der Gemeinde Ilmmünster besteht die Möglichkeit kostenfreier Zahlungserinnerungen. Zudem gibt die kommunale Selbstverwaltungsgarantie den Gemeinden das Recht, Verwaltungsverfahren im Rahmen der Gesetze eigenverantwortlich und bürgerfreundlich zu gestalten. Eine freiwillige Zahlungserinnerung ist meines Erachtens somit zulässig, solange sie wirtschaftlich vertretbar bleibt. Dies gilt es mit der Rechnungsprüfstelle nochmals zu klären. Hierbei sollen auch die Säumniszuschläge Beachtung finden.
Ziel ist, Rechtssicherheit, Wirtschaftlichkeit und Bürgerfreundlichkeit in Einklang zu bringen. Eine klare Satzungsregelung und offene Kommunikation stärken das Vertrauen zwischen Bürgern und Verwaltung und verhindern zukünftige Konflikte.
Es gilt, Gestaltungsspielräume für die Bürgerinnen und Bürger im Haushalt zu nutzen, da die Gemeindeorgane unsere Vertretung sind. Der Gemeinderat ist dafür da, die Gemeinde zum Wohle der Bürgerinnen und Bürger zu verwalten.
B) Ausführliche Hintergrundinformationen und Beschlussvorschlag
Im August des vergangenen Jahres haben Bürgerinnen und Bürger von Ilmmünster einen Vorauszahlungsbescheid für den Bau des gemeinsamen Hochbehälters mit Versorgungsleitungen erhalten. Im Bescheid wurden die Vorauszahlungen über 2 Raten festgesetzt. In der Begründung ist zumindest in Bezug auf die erste Rate aufgeführt, dass im Falle eines Zahlungsverzugs für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag in Höhe von 1 Prozent auf den rückständigen Betrag zu entrichten ist. Somit ist hier der Verzugsschaden über die Säumnisgebühr im Bescheid geregelt. Etwaige zusätzliche Mahngebühren wurden nicht erwähnt.
Nun haben laut Auskunft einer Bürgerin, die mit der Verwaltung in Kontakt stand, rund 300 Bürgerinnen und Bürger aus Ilmmünster, die die Frist zur 2. Rate nicht eingehalten haben, eine Mahnung erhalten. Zusätzlich zum im Vorbescheid aufgeführten Säumniszuschlag müssen sie eine Mahngebühr bezahlen, die in der Höhe über dem Dreifachen des Säumniszuschlags liegt.
Hinweise der Verwaltung
Die Finanzverwaltung Ilmmünster hat in der VG-Mitteilung Nr. 12/2024 veröffentlicht, ab dem 01.01.2025 die jahrzehntelange Praxis der bürgerfreundlichen Zahlungserinnerung einzustellen und bei Zahlungsverzug keine Zahlungserinnerungen mehr zu versenden, sowie darauf hingewiesen, dass bei öffentlich-rechtlichen Forderungen nur einmal gemahnt werden muss, bevor die Zwangsvollstreckung einzuleiten ist.
In der VG-Mitteilung Ausgabe Nr. 9/2025 war auf Seite 8 ein allgemeiner Hinweis auf die Fälligkeit der zweiten Rate am 29. September enthalten.
Begründet wurde die Einstellung der bürgerfreundlichen Zahlungserinnerung damit, dass die Verwaltungsgemeinschaft, die in der Vergangenheit Zahlungserinnerungen verschickt hat, hierfür eine Rüge von der staatlichen Rechnungsprüfungsstelle am Landratsamt Pfaffenhofen a. d. Ilm erhalten hat. Aus diesem Grund wurde die Praxis des Versands von Zahlungserinnerungen eingestellt.
Die Hinweise auf die Einstellung des bürgerfreundlichen Service der Zahlungserinnerung wurden jedoch nicht von allen Bürgerinnen und Bürgern wahrgenommen, was die Vielzahl der Mahnungen zum Ausdruck bringt.
Ein möglicher Gemeinderatsbeschluss und ein offizielles Anschreiben der Verwaltung an die Bürgerinnen und Bürger, unterschrieben vom Bürgermeister, wären bei einem so wichtigen Thema meines Erachtens angebracht und notwendig gewesen. In diesem Zusammenhang hätte auch nochmals die zweite Rate des Vorauszahlungsbescheids erwähnt werden können.
Es kann nicht verlangt werden, dass die Bürgerinnen und Bürger die VG-Mitteilungen zwingend lesen, sehr wohl aber ein offizielles Schreiben der Verwaltung, insbesondere vor dem Hintergrund, dass ein jahrzehntelang bewährtes bürgerfreundliches Verfahren eingestellt werden soll.
In der aktuell gültigen Kostensatzung unserer Gemeinde ist allerdings die Möglichkeit einer kostenfreien Zahlungserinnerung weiterhin aufgeführt.
Selbst seitens der Gemeindeverwaltung wurde mitgeteilt, dass es keine ausdrückliche gesetzliche Vorschrift gibt, die Kommunen in Bayern verbietet, Zahlungserinnerungen zu versenden. Aber es gibt laut Auskunft der Verwaltung eine klare haushaltsrechtliche Begründung, warum sie das in der Regel nicht tun dürfen. Die Gemeinden haben ihre Haushaltswirtschaft so zu führen, dass die stetige Erfüllung ihrer Aufgaben gesichert ist. Daraus folgt das Gebot der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Daher dürfen Gemeinden nur notwendige Verwaltungshandlungen vornehmen. Das Bayerische Verwaltungszustellungs- und Vollstreckungsgesetz regelt das Mahn- und Vollstreckungsverfahren. Darin ist keine Zahlungserinnerung vorgesehen, sondern direkt die Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit. Die Mahnung ist als Vollstreckungsvoraussetzung rechtlich erforderlich. Eine Zahlungserinnerung ist dagegen freiwillig, also nicht vorgesehen und damit grundsätzlich haushaltswidrig, weil sie zusätzliche Verwaltungskosten verursacht, ohne rechtliche Notwendigkeit.
Es ist ja nicht so, wie ich in Gesprächen erfahren habe, dass die Bürgerinnen und Bürger nicht zahlen wollten, sondern dass der Termin schlichtweg versäumt wurde. Ein Termin mit einem Jahr Vorlauf (Bescheid vom August 2024) kann nun mal leicht übersehen werden. Wenn die Bürgerinnen und Bürger eine besser sichtbare Zahlungsaufforderung erhalten hätten, vor allem persönlich und direkt, wie dies bei der ersten Rate sogar im Nachhinein erfolgte, wäre die Säumnis nicht entstanden. Da die erste Rate allerdings noch im Jahr 2024 fällig war, wurden hier durch die Verwaltung auch noch Zahlungserinnerungen versandt.
Vor diesem Hintergrund gilt es abzuwägen, ob die Gemeinde gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern weiterhin hart vorgehen will, da die Gemeinde im Vorfeld bürgerfreundlicher hätte agieren und aufklären können. Dies wäre vorab meiner Meinung nach im Ermessen der Gemeinde möglich gewesen, insbesondere mit Blick auf die aktuell gültige Kostensatzung der Gemeinde Ilmmünster. Eine kostenpflichtige Mahnung nach 9 Tagen Zahlungsverzug zu senden, ist alles andere als bürgerfreundlich.
Welche Möglichkeiten sind meines Erachtens nach gegeben, das Problem zu lösen? Meine Recherche hat Folgendes ergeben:
Kommunale Selbstverwaltungsgarantie
Die kommunale Selbstverwaltung ist eines der Grundprinzipien der Demokratie.
Den Gemeinden muss das Recht gewährleistet sein, alle Angelegenheiten der örtlichen Gemeinschaft im Rahmen der Gesetze in eigener Verantwortung zu regeln.
Die Gemeindeverwaltung Ilmmünster verwaltet somit „alle Angelegenheiten der örtlichen Gemeinschaft im Rahmen der Gesetze in eigener Verantwortung“. Das nennt man die kommunale Selbstverwaltungsgarantie. Die Gemeinde, der Gemeinderat kann grundsätzlich selbst entscheiden, wie Verwaltungsverfahren organisatorisch gestaltet werden — aber nur im Rahmen der Gesetze und der Haushaltsgrundsätze. Die Selbstverwaltung endet dort, wo höherwertiges Recht (z. B. Haushaltsrecht, Vollstreckungsrecht, Kommunalabgabenrecht) verbindliche Vorgaben macht.
Rüge der Rechnungsprüfungsstelle
Die Rechnungsprüfungsstelle beim Landratsamt prüft, ob die Gemeinde ihre Finanzen ordnungsgemäß, sparsam und rechtmäßig verwaltet. In einer Rüge wurde die Position vertreten, dass, wenn eine Gemeinde Zahlungserinnerungen verschickt, die gesetzlich nicht erforderlich sind, zusätzlicher Personal- und Sachaufwand entsteht. Diese Mehrausgaben ohne rechtliche Notwendigkeit würden grundsätzlich einen Verstoß gegen das Gebot der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit darstellen. Das wird als „haushaltswidriges Verhalten“ gewertet. Die Rechnungsprüfungsstelle rügte somit die Praxis der Zahlungserinnerungen, da diese laut Rechnungsprüfungsstelle die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung beeinträchtigen würden.
Was ist dann letztlich möglich?
Welche Bereiche gilt es in Absprache mit der Rechnungsprüfungsstelle zu prüfen?
In der aktuell gültigen Kostensatzung sind Zahlungserinnerungen als ein Mittel aufgeführt, allerdings ohne weitere Erklärung, wann gemahnt wird und wann Zahlungserinnerungen versandt werden sollen. Damit besteht eine Diskrepanz zwischen der gemeindlichen Satzungslage und der seit dem 01.01.2025 eingeführten Verwaltungspraxis.
Somit ist laut Kostensatzung die Zahlungserinnerung meiner Meinung nach grundsätzlich rechtlich möglich und im zulässigen Rahmen der Selbstverwaltung. Die Zahlungserinnerung kann als Maßnahme wirtschaftlich neutral oder sogar vorteilhaft sein, weil weniger Mahnverfahren entstehen, die mit höherem Zeitaufwand verbunden sind.
Die Gemeinde darf grundsätzlich freiwillige Leistungen oder Serviceelemente anbieten, wenn sie das im Rahmen der Selbstverwaltung sachlich begründet und es finanziell vertretbar ist. Gestaltungsspielräume, wie Verwaltungshandeln bürgerfreundlich ausgestalten, um das Verhältnis zur Bürgerschaft bürgernah zu halten, müssten somit erlaubt sein und als Begründung dienen, solange sich dies die Gemeinde Ilmmünster finanziell leisten kann.
Die Gemeinde darf meines Erachtens nicht automatisch mahnen, wenn sie satzungsrechtlich aktuell eine kostenfreie Zahlungserinnerung vorsieht oder zulässt. Grundsätzlich sind Satzungen kommunales Recht und damit für die Verwaltung verbindlich. Bürgerinnen und Bürger verlassen sich auf diese Satzungen, solange nicht eine neue Satzung gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern veröffentlicht wird. Wenn also die Kostensatzung eine kostenfreie Zahlungserinnerung vorsieht, dann darf die Gemeindeverwaltung meines Erachtens nicht einfach zu einem gebührenpflichtigen Mahnverfahren übergehen, ohne vorher diese satzungsmäßige Möglichkeit zu nutzen – es sei denn, der Gemeinderat als Satzungsgeber hat das bewusst geändert und per Beschluss außer Kraft gesetzt.
Kommunale Selbstverwaltung versus Rüge der Rechtsaufsicht
Eine Zahlungserinnerung als Serviceleistung hätte die Zahlungsquote sicherlich erhöht, Mahnungen und ggf. Mahnverfahren und Vollstreckungskosten reduziert und das Verhältnis zur Bürgerschaft nicht belastet. Die Maßnahme wäre somit wirtschaftlich neutral oder sogar vorteilhaft gewesen.
Die Gemeinde Ilmmünster kann im Rahmen ihres Rechts der kommunalen Selbstverwaltung eigene Entscheidungen über die Ausgestaltung von Gebühren erlassen.
Die Verwaltung hätte meines Erachtens wirtschaftlicher agiert, wenn eine Zahlungserinnerung vorab versendet worden wäre, um hier nicht noch differenziert Mahngebühren zu errechnen, was Zeit in Anspruch genommen hat. Letztlich wären die Bürgerinnen und Bürger so auch nicht von der Säumnisgebühr getroffen worden. Selbst unter Berücksichtigung der Rüge durch die Kommunalaufsicht könnte argumentiert werden, dass das Gebot der Wirtschaftlichkeit hier gewahrt geblieben wäre.
Dass Spielräume möglich sind, zeigt sich darin, dass der Rahmen der Mahngebühren, der von 5,00 Euro bis 150,00 Euro gestaffelt ist, nun in Absprache mit der Rechtsaufsichtsbehörde auf 5,00 Euro bis 30,00 Euro gestaffelt und je nach Höhe des rückständigen Betrags festgelegt wird. Die Gemeinde Ilmmünster bleibt dabei deutlich unterhalb des gesetzlich möglichen Rahmens.
Das Argument der Verwaltung, dass Zahlungserinnerungen „haushaltswidrig“ seien, greift hier meines Erachtens nicht, weil die Gemeinde durch eigene Satzung diesen Schritt bereits zugelassen hat. Damit wurde der „Service“ auch zur zulässigen Verwaltungspraxis erklärt und jahrzehntelang praktiziert.
Das Haushaltsrecht müsste meines Erachtens in diesem Moment zurücktreten, weil die Gemeinde innerhalb ihres Selbstverwaltungsrechts entschieden hat, dass sie diese Erinnerung als notwendig erachtet.
Es gilt, zu klären, ob hier die Rechnungsprüfungsstelle durch ihre Rüge ohne Weiteres einschreiten kann, solange der Haushalt nicht gefährdet ist und der Aufwand verhältnismäßig bleibt.
Es ist Aufgabe des durch die Bürgerinnen und Bürger gewählten Gemeinderats und des Bürgermeisters, durch eine gezielte Kombination aus kommunaler Selbstverwaltung, klarer Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern und wirtschaftlicher Abwägung sowohl rechtlich sicher als auch bürgerfreundlich im Sinne der Bürgerinnen und Bürger zu agieren. Dies stärkt das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Verwaltung und verhindert zukünftige Konflikte nicht nur bei Zahlungsfristen.
Mögliches weiteres Vorgehen durch den Bürgermeister und den Gemeinderat:
Die rechtliche Zulässigkeit gilt es, nochmals mit der Rechtsaufsichtsbehörde zu besprechen, mit dem Ziel, zumindest die Mahngebühren zugunsten einer bürgerfreundlichen Lösung zurückzunehmen. Allgemein gilt es, die Zahlungserinnerung als Bürgerservice auch für die Zukunft aufrechtzuerhalten. Dies wäre nach meinem Dafürhalten vertretbar.
Der Gemeinderat möge beschließen, dass der Bürgermeister mit der Rechtsaufsicht in Verhandlungen tritt, um die Zahlungserinnerungen als bürgerfreundlichen Serviceleistung weiter aufrechterhalten.
Beschlussvorschlag:
Zahlungserinnerungen werden als bürgerfreundliche Serviceleistung weiter aufrechterhalten.
Der Gemeinderat beschließt:
Der erste Bürgermeister wird beauftragt, mit der Rechtsaufsichtsbehörde eine rechtssichere Lösung zur Fortführung kostenfreier Zahlungserinnerungen im Sinne der Bürgerinnen und Bürger von Ilmmünster und der kommunalen Selbstverwaltungsgarantie zu verhandeln. Die nachfolgenden Punkte finden dabei Beachtung.
Zur Verbesserung des Bürgerservices und zur Vermeidung unnötiger Mahn- und Vollstreckungsverfahren werden weiterhin vor einer offiziellen ersten Mahnung kostenfreie Zahlungserinnerungen versandt. Die Kostensatzung wird dahingehend überprüft und ggf. ergänzt, um den Vorrang der kostenfreien Zahlungserinnerung eindeutig festzuschreiben.
Die Zahlungserinnerung erfolgt automatisiert und verursacht nur geringfügige zusätzliche Verwaltungskosten. Ziel ist, durch frühzeitige Information der Beitragspflichtigen die Zahl der Mahnungen zu reduzieren und somit insgesamt Verwaltungskosten senken.
Die Verwaltung wird beauftragt, nach einem Jahr die Auswirkungen (Anzahl Mahnverfahren, Mahngebührenaufkommen, Personalkosten) zu evaluieren und das Ergebnis dem Gemeinderat vorzulegen.
Die Maßnahme erfolgt im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsgebots.
Bereits erhobene Mahngebühren und Säumniszuschläge für Fälle, in denen eine Zahlungserinnerung satzungsgemäß möglich gewesen wäre, sollen überprüft und gegebenenfalls erstattet werden, da die Bürgerinnen und Bürger einen Vertrauensschutz in Bezug auf die jahrzehntelange Verwaltungspraxis der Zahlungserinnerung erwarten dürfen.
Da für den Gemeindehaushalt keine wesentlichen zusätzlichen Belastungen entstehen, bestehen keine haushaltsrechtlichen Bedenken.
Begründung:
Die Zahlungserinnerung dient als bürgerfreundliche Vorinformation zur freiwilligen Erfüllung öffentlich-rechtlicher Zahlungspflichten. Sie fördert die Akzeptanz der kommunalen Abgabenerhebung, stärkt das Vertrauen in die Gemeindeverwaltung und reduziert potenziell den Verwaltungsaufwand für Mahnungen und Vollstreckungsverfahren. Die Maßnahme wird als wirtschaftlich vertretbar bewertet.
Schlussbemerkung
Nun sind das Gemeinderatsgremium als Vertretung der Bürgerinnen und Bürger und unser Bürgermeister gefragt, oben genannten Beschlussvorschlag positiv im Sinne der Bürgerinnen und Bürger rechtssicher umzusetzen.
Der Gemeinderat hat es in der Hand, rechtliche Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Bürgerfreundlichkeit in Einklang zu bringen. Ein klärendes Gespräch mit der Rechtsaufsicht und eine klare Satzungsregelung können dazu beitragen, das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger zu stärken und künftige Konflikte zu vermeiden.
Es gilt, Gestaltungsspielräume für die Bürgerinnen und Bürger im Haushalt zu nutzen, da die Gemeindeorgane unsere Vertretung sind. Ein freundliches Ortsbild, zum Beispiel ein Brunnen vor dem Rathaus, ist zulässig, somit sollte auch ein freundlicher Umgang mit uns Bürgerinnen und Bürgern ebenfalls rechtlich zulässig sein. Der Gemeinderat ist dafür da, die Gemeinde zum Wohle der Bürgerinnen und Bürger zu verwalten.
Mit freundlichen Grüßen
Norbert Ziegler
Mitglied des Gemeinderats
